Fahrzeugkalkulation für Occasionen: Excel-Vorlage mit MWST und Standkosten

Was die Vorlage rechnet

Das Blatt «Kalkulation» nimmt ein einzelnes Fahrzeug auseinander. Sie tragen in den grauen Feldern ein, was Sie bezahlt haben und was noch dazukommt; die Vorlage rechnet daraus Kosten, Mehrwertsteuer, Erlös und Marge. Alle Formeln sind offen und nicht geschützt, damit Sie sie an Ihre Praxis anpassen können.

Regelbesteuerung und Margenbesteuerung nebeneinander

Das Ergebnis steht in zwei Spalten. Die linke rechnet nach Regelbesteuerung: MWST auf dem ganzen Verkaufspreis, dafür Vorsteuer beziehungsweise fiktive Vorsteuer auf dem Einkauf. Die rechte rechnet nach Margenbesteuerung: MWST nur auf der Differenz zwischen Verkaufs- und Ankaufspreis, ohne Vorsteuer auf dem Einkauf.

Welche Spalte für Ihr Fahrzeug gilt, entscheidet das Gesetz, nicht die Vorlage. Seit 2018 gilt die Margenbesteuerung nur für Sammlerstücke, bei Fahrzeugen namentlich, wenn die erste Inverkehrsetzung beim Ankauf mehr als 30 Jahre zurückliegt. Für die übrigen Occasionen aus Privatbesitz gilt die Regelbesteuerung mit fiktiver Vorsteuer. Die Hintergründe stehen im Ratgeber Margenbesteuerung im Autohandel.

Rechenbeispiel aus der Vorlage

Die Vorlage ist mit einem Beispiel vorbelegt: Ankauf von Privat für CHF 15'000, Aufbereitung CHF 600, Reparaturen und MFK CHF 900, weitere Kosten CHF 250, 45 Standtage zu CHF 12, Verkaufspreis CHF 19'900.

Im Beispiel ergibt die Margenbesteuerung dieselbe Marge von CHF 2'242.84. Das ist kein Zufall: Ohne Zusatzeffekte entspricht die Zahllast bei fiktiver Vorsteuer genau 8,1 / 108,1 der Differenz – wie bei der Margenbesteuerung. Unterschiede entstehen beim Zeitpunkt der Steuer, bei Verlusten und auf der Rechnung, weil bei der Margenbesteuerung keine MWST ausgewiesen werden darf.

Standkosten: der unterschätzte Posten

Jeder Tag auf dem Platz kostet Fläche, gebundenes Kapital, Versicherung und Wertverlust. Mit einem Tagessatz machen Sie diese Kosten sichtbar. Wie hoch er ist, hängt von Ihrem Betrieb ab – die Vorlage gibt nur ein Beispiel vor. Ein einfacher Ansatz: jährliche Platz- und Finanzierungskosten durch die Zahl der Stellplätze und durch 365 teilen. In der Bestandsliste zählt die Vorlage die Standtage automatisch bis heute, solange kein Verkaufsdatum eingetragen ist.

Preisvorschlag für eine Ziel-Marge

Die letzte Zeile rechnet rückwärts: Welcher Verkaufspreis inklusive MWST ist nötig, damit nach allen Kosten die Ziel-Marge übrig bleibt? Bei Regelbesteuerung sind das Kosten netto plus Ziel-Marge, mal 1,081. Bei Margenbesteuerung wird zusätzlich berücksichtigt, dass der Ankaufspreis nicht besteuert wird. Für das Beispiel und eine Ziel-Marge von CHF 2'000 ergibt sich in beiden Spalten CHF 19'637.49.

Wann sich eine Nachkalkulation lohnt

Die Kalkulation vor dem Ankauf ist eine Schätzung: Aufbereitung und Reparaturen fallen oft anders aus, und die Standzeit kennt niemand im Voraus. Tragen Sie deshalb nach dem Verkauf die tatsächlichen Beträge ein und vergleichen Sie mit der ersten Schätzung. Nach einigen Dutzend Fahrzeugen sehen Sie, bei welchen Marken, Preisklassen oder Ankaufskanälen Ihre Marge regelmässig schrumpft – und wie viele Standtage ein Fahrzeug höchstens haben darf, bevor eine Preisreduktion günstiger ist als das Warten. Diese Auswertung ist der eigentliche Nutzen der Bestandsliste.

Bestandsliste für bis zu 30 Fahrzeuge

Im Blatt «Bestand» erfassen Sie pro Zeile ein Fahrzeug mit Ankaufdatum, Einstandspreis, Besteuerung («Regel» oder «Marge»), Kosten und Verkaufspreis. Die Vorlage rechnet Standtage, Vorsteuer, Kosten, MWST, Erlös und Marge in Franken und Prozent. Zwei Beispielzeilen zeigen beide Fälle; überschreiben Sie sie mit Ihren Daten.

• Der MWST-Satz kommt aus dem Blatt «Kalkulation», damit Sie ihn nur an einer Stelle ändern.
• Leere Zeilen bleiben leer; Formeln rechnen erst, wenn Einstands- und Verkaufspreis erfasst sind.
• Die Vorlage ist für Microsoft Excel gebaut. LibreOffice und Numbers öffnen sie ebenfalls; die Darstellung kann leicht abweichen.

Weitere Hilfsmittel

Für eine schnelle Rechnung ohne Excel nutzen Sie den MWST-Rechner, für Leasing-Rückläufer den Leasing-Rechner. Begriffe wie Margenbesteuerung oder Eintauschbonus erklärt das Glossar. Die Vertragsmuster für Verkauf, Ankauf und Kommission finden Sie unter Kaufvertrag-Vorlagen.

Von der Tabelle zur Software

Eine Tabelle funktioniert, solange eine Person sie pflegt. Sobald mehrere Verkäufer Fahrzeuge erfassen, Preise anpassen und Verträge schreiben, laufen die Zahlen auseinander. Carlusion führt den Fahrzeugbestand mit Ankauf, Kosten und Verkauf an einem Ort und erstellt daraus Verträge und QR-Rechnungen. Was das konkret heisst, zeigen die Funktionen; die Tarife stehen unter Preise.